Een financiële instelling kan van mening zijn dat u iets hebt gedaan waardoor de instelling in zijn belangen is geschaad. De instelling kan dan besluiten tot opname van uw persoonlijke gegevens in het interne incidentenregister van de instelling. Daarnaast kan de instelling het betreffende incident opnemen in het zogenaamde Extern Verwijzingsregister.
Wat zijn deze registers, wat zijn de gevolgen en wat kunt u doen als u het niet eens bent met de opname van uw gegevens in deze registers?
Wat is het incidentenregister?
Financiële instellingen, zoals banken en verzekeraars worden voortdurend geconfronteerd met personen die zo’n instelling schade toebrengen. Bijvoorbeeld mensen die valse salarisstroken of arbeidscontracten overleggen om een hypotheek te kunnen krijgen. Of mensen die valse schadeclaims doen bij een verzekeraar.
Daarom nemen dit soort instellingen bepaalde maatregelen. Daartoe zijn ze deels ook verplicht op basis van bepaalde wetgeving. Bijvoorbeeld op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft). Of de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft). Eén van de maatregelen die financiële instellingen nemen is het vastleggen van gedragingen van personen die hebben geleid of kunnen leiden tot benadeling van de instelling. Deze gegevens – dus de gedraging en de persoonsgegevens van degene(n) die de gedraging heeft verricht – worden vastgelegd in een incidentenregister.
Dit register is in beginsel alleen toegankelijk voor de financiële instelling die de gegevens heeft vastgelegd. Daarom wordt er verder naar verwezen als het ‘interne incidentenregister’.
Wat is het Extern Verwijzingsregister?
Aan het interne incidentenregister is een Extern Verwijzingsregister (EVR) gekoppeld. De instelling kan de gegevens ook opnemen in dit Extern Verwijzingsregister. Als dat gebeurt, dan zijn deze gegevens beperkt zichtbaar voor andere financiële instellingen. Beperkt betekent dat als instelling A zoekt op (rechts)persoon X, zij alleen kunnen zien dat instelling B een incident heeft geregistreerd ten aanzien van deze (rechts)persoon. Instelling A kan echter niet direct zien wat voor incident dit is, alleen dát er een incident is geregistreerd in het interne register van instelling B.
Indien instelling A wil weten wat er precies staat geregistreerd, dan zal men bij instelling B om een toelichting moeten vragen. Op basis van de informatie die wordt verlegen van instelling B, zal de afdeling veiligheidszaken van instelling A dan een advies uitbrengen aan de medewerker die de toetsing had gedaan aan het Extern Verwijzingsregister. Dit advies kan bijvoorbeeld inhouden dat een financiële dienst alleen onder bepaalde voorwaarden wordt aangeboden of dat een hypotheekaanvraag wordt afgewezen.
Het is belangrijk om te weten dat een opname in het interne incidentenregister niet automatisch betekent dat het betreffende incident ook wordt opgenomen in het Extern Verwijzingsregister. Sommige incidenten zijn uitsluitend intern vastgelegd en zijn onvoldoende ernstig voor een opname in het Extern Verwijzingsregister.
Wat zijn de gevolgen als uw gegevens worden opgenomen?
Opname in het incidentenregister, en met name in het daaraan gekoppelde Extern Verwijzingsregister (EVR), kan verstrekkende consequenties hebben. Alle deelnemende banken en financiële instellingen kunnen immers door toetsing in het EVR vaststellen dat er sprake is van opname in het incidentenregister van (een) andere deelnemer(s). Vervolgens kunnen zij nadere informatie opvragen over de reden van opname. Dit kan leiden tot weigering van een (financiële) dienst aan de opgenomen persoon. Zowel door de instelling die de opname heeft gedaan, als door een andere instelling.
Het komt er dus op neer dat u op een soort ‘zwarte lijst’ staat, in ieder geval bij de betreffende financiële instelling. Als uw gegevens ook in het Extern Verwijzingsregister zijn opgenomen, dan wordt het bereik van deze lijst veel groter en kunnen er meer instellingen kennis van nemen.
Het komt er dus op neer dat u bij de betreffende instelling op een soort ‘zwarte lijst’ staat. Als uw gegevens ook in het Extern Verwijzingsregister zijn opgenomen dan is het probleem groter. Andere instellingen kunnen dan ook kennis nemen van uw persoonlijke gegevens en het geregistreerde incident.
Opname in het incidentenregister en het Extern Verwijzingsregister heeft dus verstrekkende gevolgen. Daarom worden er volgens vaste rechtspraak hoge eisen gesteld aan de grond(en) voor opname in beide registers. Dit is onder meer bepaald door het Gerechtshof te Amsterdam (o.a. Hof Amsterdam 2 januari 2006 ECLI:NL:GHAMS:2006:AV8245 en Hof Amsterdam 13 juni 2017 ECLI:NL:GHAMS:2017:2284).
Wat kunt u doen tegen (dreigende) opname van uw gegevens?
In de eerste plaats is voorkomen vaak beter dan genezen. Afhankelijk van het geval zijn er soms goede argumenten te bedenken om een financiële instelling te bewegen uw gegevens toch niet op te nemen. Of om deze gegevens alleen op te nemen in het interne incidentenregister en niet in het Extern Verwijzingsregister.
Zodra u een brief krijgt van een instelling waarin staat dat men van plan is om uw gegevens op te nemen in één of beide registers, is het zaak direct een advocaat in te schakelen die kennis heeft van de van toepassing zijnde wetgeving. Soms is het nodig om een instelling er aan te herinneren dan men niet te lichtvaardig mag overgaan tot het opnemen van persoonlijke gegevens in beide registers.
Mocht de instelling toch besluiten uw gegevens op te nemen, dan zijn er gelukkig meerdere juridische wegen om te bewandelen. In de eerste plaats kunt u een verzoek doen tot verwijdering bij de instelling zelf. Mocht er een geschil ontstaan dan kunt u zich wenden tot het bestuur of de directie van de betreffende instelling. Mocht u er dan nog steeds niet uitkomen, dan is de instelling vaak aangesloten bij een geschillencommissie, bijvoorbeeld het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (kiFiD) als het gaat om een bank. U kunt er echter ook voor kiezen om direct naar de rechter te stappen. Laat u hierover goed adviseren.
Vragen?
Hebt u te maken met een (dreigende) registratie van uw gegevens in het incidentenregister en/of het Extern Verwijzingregister? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek. Samen met u kijk ik dan naar de mogelijkheden om er iets tegen te doen.
Misschien ook interessant:
Dit artikel werd bijgewerkt op 29 december 2023